Kompleksowe rozwiązania archiwizacyjne
Oferujemy pełen zakres usług związanych z organizacją, digitalizacją i zarządzaniem dokumentacją elektroniczną. Każda usługa może być dostosowana do specyfiki Twojej branży i wymagań prawnych.
Digitalizacja dokumentów papierowych
Przekształcamy fizyczne archiwa w format cyfrowy z zachowaniem pełnej jakości i czytelności. Proces obejmuje skanowanie, indeksowanie i zabezpieczenie plików.
- Skanowanie dokumentów w rozdzielczości do 600 DPI
- Rozpoznawanie tekstu OCR dla dokumentów tekstowych
- Tworzenie struktury katalogowej według Twoich wytycznych
- Konwersja do formatów PDF/A dla długoterminowego przechowywania
- Weryfikacja jakości i kompletności skanów
Budowa systemu zarządzania archiwum
Projektujemy i wdrażamy dedykowane systemy do katalogowania, wyszukiwania i kontrolowania dostępu do dokumentów elektronicznych.
- Analiza potrzeb i wymagań funkcjonalnych
- Wybór i dostosowanie platformy DMS
- Integracja z istniejącymi systemami IT
- Konfiguracja poziomów dostępu i uprawnień
- Szkolenia dla zespołu
Bezpieczny hosting dokumentów w chmurze
Przechowujemy Twoje archiwum w bezpiecznej infrastrukturze chmurowej z szyfrowaniem, kopiami zapasowymi i całodobowym monitoringiem.
- Infrastruktura zlokalizowana w Polsce
- Szyfrowanie danych w spoczynku i podczas transmisji
- Automatyczne kopie zapasowe co 24 godziny
- Dostęp przez przeglądarkę lub API
- Zgodność z RODO i przepisami branżowymi
Audyt obecnego systemu archiwizacji
Analizujemy Twoje obecne procesy zarządzania dokumentacją i identyfikujemy obszary wymagające poprawy lub modernizacji.
- Przegląd struktury organizacyjnej archiwum
- Ocena zgodności z wymogami prawnymi
- Analiza bezpieczeństwa przechowywania danych
- Identyfikacja ryzyk i luk w procesach
- Raport z rekomendacjami działań naprawczych
Migracja danych między systemami
Bezpiecznie przenosimy dane archiwalne ze starszych platform do nowoczesnych systemów zarządzania dokumentacją.
- Mapowanie struktury danych źródłowych i docelowych
- Konwersja formatów z zachowaniem metadanych
- Testy integralności po migracji
- Minimalizacja przestojów podczas transferu
- Weryfikacja kompletności zmigrowanych danych
Konsultacja strategiczna
Spotkanie z naszym ekspertem, podczas którego omówimy Twoje potrzeby i zaproponujemy optymalną ścieżkę wdrożenia systemu archiwizacji.
- Analiza stanu obecnego i wymagań biznesowych
- Propozycja rozwiązań technologicznych
- Szacunkowy kosztorys i harmonogram
- Rekomendacje dotyczące wyboru narzędzi
- Odpowiedzi na pytania techniczne i prawne
Porównanie tradycyjnego i elektronicznego archiwum
Archiwum papierowe
- Wymaga dedykowanej przestrzeni magazynowej
- Dokumenty narażone na uszkodzenia fizyczne
- Czas wyszukiwania informacji to godziny lub dni
- Brak automatycznych kopii zapasowych
- Trudności w kontroli dostępu i historii zmian
- Wysokie koszty utrzymania i zabezpieczenia
Archiwum elektroniczne
- Minimalna przestrzeń fizyczna
- Zabezpieczenie przed utratą danych dzięki kopiom
- Wyszukiwanie dokumentów w sekundach
- Automatyczne tworzenie kopii zapasowych
- Precyzyjna kontrola uprawnień i audyt działań
- Niższe koszty operacyjne w długim okresie